Google Drive, 47 pastas e um arquivo chamado «FINAL_FINAL_v3»: sua empresa também trabalha assim?

Se você trabalha em uma empresa que usa o Google Drive há alguns anos, provavelmente reconhece esta sequência:

• Proposta_Final.docx
• Proposta_Final_Corrigida.docx
• Proposta_Final_Agora_Vai.docx
• Proposta_FINAL_FINAL_v3.docx

Todo mundo sabe que FINAL_FINAL_v3 não é a versão final. A definitiva provavelmente está na área de trabalho de alguém, dentro de uma pasta chamada «Nova pasta (2)». E a que foi enviada ao cliente talvez seja outra, anexada a um e-mail que ninguém encontra.

É uma cena engraçada até a hora de preparar uma renovação, responder a uma reclamação ou reconstruir o que foi combinado com um fornecedor. Aí a bagunça deixa de ser anedota e começa a custar tempo, erros e, às vezes, dinheiro.

Como se chega a esse ponto

Ninguém decide bagunçar o Drive da empresa. No começo, era a forma mais prática de compartilhar arquivos entre poucas pessoas, e funcionava porque todos sabiam onde estava cada coisa. Depois a empresa cresceu, chegaram pessoas novas, cada área criou as próprias pastas e cada um passou a salvar as coisas do seu jeito.

No caminho, surgiram outros hábitos: baixar um arquivo para editar e subir de novo com outro nome, salvar documentos no «Meu Drive» em vez de uma pasta compartilhada, mandar versões pelo WhatsApp ou por e-mail. Nenhuma dessas decisões é grave isoladamente. Somadas, ao longo dos anos, geram um Drive com centenas de pastas que ninguém tem coragem de apagar, só por garantia.

O que falta em quase todos os casos não é uma ferramenta melhor, e sim um acordo sobre como as informações são guardadas, quem é responsável por cada documento e qual é a versão que vale.

O que custa trabalhar assim

O primeiro custo é o tempo. Cada vez que alguém procura um arquivo, abre três versões para descobrir qual é a última ou pergunta a um colega se é a certa, perde alguns minutos. Parece pouco, mas acontece várias vezes por dia com quase toda a equipe, e esse tempo não aparece em nenhum relatório.

O segundo é o erro. Enviar a um cliente uma proposta com preços antigos, imprimir um contrato sem as últimas cláusulas ou trabalhar em uma planilha que alguém já tinha corrigido em outra cópia são consequências diretas de não saber qual é a versão vigente.

Existe um terceiro problema, menos visível: a dependência de pessoas. Se para encontrar um contrato você precisa perguntar à única pessoa que sabe onde ele está, você não tem um sistema de gestão documental. Tem uma caça ao tesouro. E quando essa pessoa sai de férias, ou da empresa, o mapa vai junto. Às vezes vão também os arquivos, se estavam salvos na conta pessoal dela.

Guardar documentos não é o mesmo que gerenciar processos

O Google Drive é muito bom naquilo para que foi criado: armazenar arquivos, compartilhá-los e permitir que várias pessoas trabalhem neles. O problema surge quando se pede a ele que faça algo mais.

Pense em uma proposta comercial. Além do documento, a empresa precisa saber em que status ela está, quem está cuidando dela, quando foi enviada, se o cliente respondeu e qual é o próximo passo. O Drive não tem como registrar isso, então as pessoas resolvem como podem: no nome do arquivo. É daí que surgem «Proposta_Enviada», «Proposta_Aprovada_Cliente» ou «Proposta_Revisar_João». O nome do arquivo acaba virando um sistema de acompanhamento improvisado, e é exatamente isso que o torna impossível de gerenciar.

Quando o Drive é usado para acompanhar projetos, controlar status ou saber quem precisa fazer o quê, o normal é aparecer também uma planilha paralela e um grupo de WhatsApp para coordenar. A informação fica espalhada em três lugares e nenhum deles tem a história completa.

Como organizar as informações sem complicar ainda mais o trabalho

Defina uma estrutura que não dependa das pessoas

As pastas deveriam ser organizadas por cliente, projeto ou área, e não por quem trabalha em cada coisa. Os drives compartilhados do Google Workspace ajudam muito nesse ponto, porque os arquivos pertencem à empresa, e não à conta de cada funcionário. Vale que a estrutura tenha poucos níveis e esteja explicada em um documento curto, para que qualquer pessoa nova consiga entendê-la sem precisar perguntar.

Tenha uma única versão vigente

O Google Docs e o Planilhas guardam o histórico de alterações, e para arquivos enviados o Drive permite subir uma nova versão sobre o mesmo arquivo. Usar esses recursos em vez de criar cópias reduz muito a confusão. Quando é preciso manter versões anteriores, como a proposta efetivamente enviada, ela pode ficar em uma pasta de arquivo morto com a data no nome. Uma convenção simples, como começar cada nome com a data no formato ano-mês-dia, organiza mais do que qualquer quantidade de «final».

Defina responsáveis

Cada pasta principal deveria ter alguém encarregado de mantê-la organizada e de revisar as permissões. Não precisa ser um trabalho em tempo integral, mas precisa ficar claro quem decide o que vai para o arquivo morto e o que é apagado.

Organize aos poucos

Não é necessário reorganizar o Drive inteiro em um fim de semana. Costuma funcionar melhor definir a nova estrutura, aplicá-la a tudo o que for criado daqui em diante e migrar o que já existe conforme for sendo usado. O que ninguém abre há anos pode ficar em uma pasta de arquivo histórico.

Quando o Drive deixa de ser suficiente

Comprar um software não resolve o problema por si só. Se a empresa não definiu como trabalha, a bagunça simplesmente se muda para a ferramenta nova, com uma interface mais bonita e uma mensalidade. Por isso vale organizar primeiro os processos e só depois avaliar se a estrutura existente é suficiente.

Em muitos casos, ela é. Mas há sinais de que a empresa precisa de algo mais: quando é necessário acompanhar o status de projetos, pedidos ou processos, quando importa saber quem fez cada alteração e quando, quando responsáveis e prazos são controlados em uma planilha à parte ou quando a diretoria precisa de relatórios que hoje são montados manualmente. Nessa situação, um sistema que centralize projetos, responsáveis, status, documentos e histórico pode organizar a operação sem obrigar a empresa a abandonar o Drive, que pode continuar sendo o lugar onde os arquivos ficam guardados.

Na DodoLab, ajudamos empresas a sair desse esquema de pastas, planilhas e mensagens para ferramentas que reflitam como elas trabalham. Se você sente que o Drive virou o sistema de gestão da empresa sem que ninguém tenha decidido isso, conheça como trabalhamos com sistemas sob medida e conte o seu caso.